इमेल व्यवस्थापन गर्न जान्नैपर्ने यी ६ स्मार्ट तरिका
असोज ११, २०७७ १८:३१
काठमाडौं । मेल अव्यवस्थित हुँदा बेलाबेलामा समस्या परिरहेको हुन्छ । इमेलकाे इनबस्कमा आउने सयौं इमेलबाट आफुलाई आवश्यक पर्ने र महत्वपूर्ण इमेल कुन हो भनी छुट्याउन धेरैलाई समस्या परिरहेको हुन्छ ।
हामीमध्ये धेरैकाे एउटा मात्र इमेल अकाउण्ट छैन । व्यक्तिगत, कार्यालय र संस्थाका लागि छुट्टाछुट्टै इमेल अकाउण्ट हामीसँग हुने गरेकाे छ । यसकारण इमेल व्यवस्थित गर्न झन् झन्झटिलो छ ।
त्यसैले यहाँ हामी तपाईंहरुलाई आफ्नो इमेललाई कसरी व्यवस्थित गर्ने र ‘अनरिड’ इमेलको संख्यालाई कम गर्न के गर्न सकिन्छ भनेर काम लाग्ने जानकारी दिँदैछाैं ।
१. इमेल आएका जति सबैलाई चेक नगर्नुहाेस्
कसैले इमेल पठाएको छ भने जनसुकै महत्वपूर्ण काममा हुनुहुन्छ भने पनि तपाईंको ध्यान त्यसतर्फ जानु स्वभाविक नै हो । तर, त्यसरी इमेल आएसँगै तत्कालै त्यसलाई खोलेर हेर्नु भन्दा इमेलको रिस्पोन्स गर्ने एउटा निश्चित समय तोक्नुहोस् ।
दिनभरमा आएको इमेलको रिस्पोन्स तोकिएको निश्चित समयमा मात्रै दिने र अन्य सयमा इनबक्सबाट टाढै रहनु उपयुक्त हुन्छ । अझ धेरै इमेल आउनेहरुको हकमा हप्तामा अथवा दुई/तीन दिनमा एक दिन केही समय इमेल व्यवस्थापनको लागि छुट्याउनु उपयुक्त हुन्छ ।
उक्त समयमा महत्वपूर्ण इमेलललाई लेवल लगाउने, फोल्डर बनाएर आवश्यक इमेल छुट्याउन सक्नुहुनेछ ।
२. तत्कालै रिप्लाई नदिनुहोस्
यदि तपाईं इमेल चेक गरिरहनु भएको छ भने त्यसमा आएका सबै इमेललाई तत्कालै रिप्लाई दिनुपर्छ भन्ने हुँदैन । त्यसमध्ये तत्कालै दिनुपर्ने र छोटो समयमै रिप्लाई दिन सकिने इमेलको मात्र रेस्पोन्स दिनुहोस् ।
तत्कालै रिप्लाई नगर्दा पनि हुने हुने इमेलको हकमा कुनै फोल्डर बनाएर राख्न सकिन्छ । अथवा नोटिफिकेशनमा राख्न सकिन्छ । त्यो भएको खण्डमा फुर्सदको समयमा उक्त फाेल्डरमा गएर आवश्यक अनुसार रिप्लाई दिन सकिन्छ ।
३. इन्बक्समा विभिन्न सेक्सन तथा फोल्डर बनाउनुहोस्
तपाईंका इमेललाई व्यवस्थित गर्न विभिन्न फोल्डरको प्रयोग गुर्नहोस् । जुन तपाईंले आवश्यक्ता अनुसार मिलाउन सक्नुहुनेछ । जसमा ‘अर्जेन्ट’, ‘इम्पोर्टेन्ट’ अथवा ‘रिप्लाई दिनुपर्ने’ यस्तै आवश्यक्ता अनुसार फोल्डर बनाउन सकिन्छ ।
जिमेल, आउटलुक जस्ता इमेलको हकमा तपाईंले त्यहाँ अनावश्यक इमेलका लागि ‘स्पाम’, लगायतको फोल्डर रहेको छ ।
यसका साथै तपाईंले आफ्नो आवश्यकता अनुसार इमेलको लेआउटलाई पनि परिवर्तन गर्न सक्नुहुनेछ । त्यसो भएको खण्डमा कुन फोल्डरलाई कहाँ राख्ने भन्ने कुराको निर्धारण गर्न सक्नुहुनेछ ।
४. टेम्प्लेट बनाउनुहोस्
कतिपय अवस्थामा तपाईंलाई एकै खालका इमेल धेरै पटक पठाउनु पर्ने हुन्छ । त्यस्तो अवस्थामा तपाईंले एउटा टेम्प्लेट बनाएर त्यही इमेल सबैलाई पठाउन बानी बसाल्नुहाेस् ।
जिमेलकाे हकमा जिमेल स्मार्ट कम्पोज एण्ड स्मार्ट रिप्लाई जस्ता टुल प्रयोग गर्न पनि सकिन्छ ।
५. प्राेमाेश्नल इमेल अनसब्स्क्राइभ गर्नुहाेस्
तपाईंको इमेल इनबक्समा कतिपय अनावश्यक इमेल पनि हुन्छ । त्यस्तो अवस्थामा तपाईंले अनावश्यक इमेललाई अनसब्स्क्राइभ गर्न सक्नुहुनेछ ।
त्यसका लागि तपाईंले इमेल खोलेर त्यसको अन्त्यमा उपलब्ध हुने अनसब्स्क्राइब बटनमा क्लिक गर्न सक्नु हुनेछ ।
धेरैले साेसल मिडियाकाे नाेटिफिकेसन आउँदा दिक्क लाग्ने बताउँछन् । तपाईंले आफ्नो सोसल मिडियाको सेटिङमा गएर त्यसलाई बन्द गर्न सक्नुहुन्छ ।
त्यस्तै न्युजलेटर र विज्ञापनका इमेल अनावश्यक मान्नुहुन्छ भने इमेलमा अनसब्सक्राइब गर्ने फिचर हुन्छ ।
अथवा तपाईंले सब्स्क्राइभ लगायतका प्रमोसनल कार्यका लागि अर्को छुट्टै इमेल प्रयोग गर्न सक्नु हुनेछ ।
६. अनावश्यक ग्रुप इमेललाई म्युट गर्नुहोस्
इमेलमा कतिपय ग्रुप हुन्छ । जसमा तपाईंलाई सीसी गरेर इमेज पठाइएको हुन्छ । अनावश्यक भएको खण्डमा तपाईंले त्यस्ता इमेललाई म्युट गर्न सक्नुहुनेछ ।
त्यसो हुँदा त्यस्ता इमेलले तपाईंलाई कुनै काम गरिरहेको बेलामा बिथोल्न सक्दैनन् । र फुर्सद भएपछि अनम्युट गरेर इमेल हेर्न सकिन्छ ।
पछिल्लो अध्यावधिक: असोज २, २०७९ २२:३०
