जीमेलमा भरिएकाे इनबक्स खाली गर्ने स्मार्ट तरिका
चैत २५, २०७७ १८:५९
काठमाडौं । जीमेलको इनबक्स भरिने समस्याबाट धेरैजना पीडित छन् । इनबक्स भरिँदा यसलाई खाली गर्न हामीलाई धेरै समय लाग्छ । तर यो झन्झटबाट मुक्ति दिन आज हामी तपाईंहरुलाई इनबक्स जेरो (inbox Zero) अप्रोचका बारेमा बताउने छौं ।
इनबक्स जेरोले तपाईंको इनबक्सलाई खाली गर्ने रणनीति अपनाउँदैन । तर यसले ईमेललाई व्यवस्थापन गरेर कामको समयमा ईमेलका कारण हुने तनावलाई कमी गर्न सहयोग पुर्याउँछ । य
के हो त इनबक्स जेरो ?
वास्तवमा इनबक्स जेरो भनेको ईमेल व्यवस्थापनको एउटा टेक्निक हो, जसले इनबक्सलाई पूर्णरुपमा खाली नगरे पनि सम्भवतः खालीकै अवस्थामा राख्ने प्रयास गर्दछ ।
यसले तपाईंको ईमेलमा आउने म्यासेजमाथि चाँडाे निर्णय लिन, तीनलाई टु डु लिस्टमा लाइन आइटम जसरी राख्न मद्दत गर्दछ । ताकि दीर्घकालीन समयमा तपाईंले थोरै समयमै ईमेल गर्न सक्नुहोस् ।
इनबक्स जेरो शब्द सबैभन्दा सुरुमा प्रोडक्टिभिटी एक्सपर्ट मर्लिन मानले जन्माएका हुन् । उनले आफ्नो ब्लग साइट ४३ फोल्डरमा सन् २००७ मा यसको चर्चा गरेका थिए । प्रारम्भिक दिनमा यसलाई विभिन्न काम र दर्शनमा प्रयोग गरियो ।
तर आजको समयसम्म आइपुग्दा यो एउटा ईमेल म्यानेजमेन्ट सिस्टमको रुपमा देखापरेको छ, जसले ईमेललाई सकेसम्म खाली बनाउने प्रयास गर्दछ ।
इनबक्स जेरोका इन्स्ट्रक्सनहरु
१. यदि कुनै पनि म्यासेजलाई तपाईंले आफ्नो तर्फबाट कुनै प्रतिक्रिया दिनु छैन भने त्यसलाई सकेसम्म चाँडै डिलिट वा अर्काइभ गर्नुहोस् ।
२. यदि थोरै समयमा तपाईंले म्यासेजको प्रतिक्रिया दिन सक्नुहुन्छ भने चाँडै दिनुहोस् । ती मेल आवश्यक छन् भने अर्काइभ पनि गर्नुहोस् ।
जेरो इनबक्स विशेषगरी चार ‘डी’ को सिद्धान्तबाट सञ्चालन हुन्छ ।
डु: यदि कुनै पनि म्यासेजको रिप्लाई दुई/तीन मिनेटमा हुन्छ भने त्यो गरी हाल्नुहोस् ।
डिलिट: यदि मेललाई प्रतिक्रिया दिन आवश्यक छैन भने त्यसलाई डिलिट गरिदिनुहोस् वा त भविष्यको रेफ्रेन्सका लागि सेभ गरेर राख्नुहोस् ।
डेलिगेट: यदि अन्य कसैले पनि त्यो मेलाई ह्याण्डल गर्न सक्छ भने उसलाई त्यो सकेसम्म चाँडै पास गरिदिनुहोस् ।
डिफर: यदि कुनै म्यासेजलाई लामो प्रतिक्रिया चाहिएको छ वा त्यो धेरैवटा चरणमा पुरा हुन्छ भने त्यसका लागि डेडलाइन तय गर्नुहोस् ।
इनबक्स जेरो कसरी बनाउने ?
आफ्नो जीमेल अकाउन्टको इनबक्स जेरो बनाउने विभिन्न तरिका छन् । तीनका तरिका विस्तृतरुपमा यहाँ बताइने छ
१. इनबक्सलाई अडिट गर्नुहोस् ।
आफ्नो इनबक्सलाई व्यवस्थापन गर्न वा त्यसलाई खाली गर्नुअघि मेलको महत्व र आवश्यकता के कति छन् विचार गर्नुहोस् । ईमेललाई व्यवस्थापन गर्न स्प्रेडसिटको समेत प्रयोग गर्न सकिन्छ । आफूलाई अनावश्यक लाग्ने मेलहरुलाई इनबक्समा गएर डिलिट गर्नुहोस् ।
तर यसअघि कुनै ईमेल रेफ्रेन्सको लागि राख्नुपर्ने होकि, कुनैलाई प्रतिक्रिया दिन आवश्यक छ कि सबै कुरा हेर्नुहोस् ।
यदि अफिसियल मेल छन् भने ती मेल अन्य साथीभाइलाई आवश्यक छ कि त्यो पनि विचार गर्नुहोस् ।
यस किसिमको इनबक्स अडिट तपाईंले मासिक वा १५ दिनमा गरिरहँदा राम्रो हुन्छ ।
२. ईमेलका लागि समय तालिका मिलाउनुहोस् ।
मल्टिटास्किङ सधैं डरलाग्दो नै हुन्छ । अझ प्रविधिमा मस्टिटास्किङ गर्दा त यसले सिकाई र काम गराईमा नकरात्मक असर नै पार्न सक्छ ।
त्यसैले आफ्नो मेलमा धेरै कुराहरुलाई डिफल्ट सेट गर्नुहोस् । यसलाई दिनको निश्चित समयहरुमा मात्र खोल्नुहोस् । पुस नोटिफिकेसनलाई डिसेबल गरिदिनुहोस् । म्यासेज चेक गर्न क्यालेण्डरमा निश्चित समयहरुलाई ब्लक आउट गर्नुहोस् ।
प्रत्येक समय नोटिफिकेसन पाउने बित्तिकै लगातार ईमेल खोलिरहन सकिँदैन ।
३. असान्दर्भिक ईमेलहरुलाई हटाइदिनुहोस् ।
यदि कुनै कुनै नियमित सेन्डरहरुको मेल तपाईंको लागि आवश्यक छैन भन्ने कुरा थाहा छ भने एउटा म्यानुअल फिल्टर बनाएर ती म्यासेजलाई सिधै स्प्याम वा थ्राम फोल्डरमा जाने व्यवस्था मिलाउनुहोस् । यसका लागि जीमेल सेटिङमा जानुहोस् र फिल्टर चयन गरी टप मेनुबाट एड्रेसहरु ब्लक गरिदिनुहोस् ।
यति गरिसकेपछि कृयट अ न्यु फिल्टरमा क्लिक गर्नुहोस् । त्यसपछि देखापर्ने बक्सको खाली ठाउँ भर्नुहोस् । अब ‘कृयट फिल्टर’ मा क्लिक गरेपछि एउटा विण्डो देखा पर्छ । त्यहाँ ‘डिलिट इट’ मा क्लिक गर्नुहोस् ।
केेही मार्केटिङ सब्सक्रिप्सनका मेलबाट पनि मुक्त हुन चाहनुहुन्छ भने मेलिङ लिस्टबाट तीनलाई हटाउनुहोस् ।
उदाहरणका लागि तपाईंलाई ब्लुमबर्गले मेल पठाइरहन्छ, जुन तपाईंका लागि अनावश्यक छ भने उसले पठाएको कुनै एउटा मेल खोल्नुहोस् । त्यहाँ माथि ‘अनसब्सक्राइब’ मा क्लिक गर्नुहोस् ।
४. स-साना कुराको प्रतिक्रिया नदिनुहोस्
इनबक्स खाली गर्ने बेला प्रत्येक प्रश्न, प्रतिक्रिया वा आग्रहको प्रतिक्रिया दिन सम्भव हुँदैन । आफ्नो उच्च प्राथमकितामा रहेका र तत्काल प्रतिक्रिया दिनुपर्ने कुराहरु विचार गरेर मात्र प्रतिक्रिया दिनुहोला । कहिल्यै नसकिने ईमेल चेन र एक्सन आवश्यक नभएका मेलहरुलाई प्रतिक्रिया नदिनुहोस् ।
५. चिजहरुलाई छोटो बनाउनुहोस् ।
ईमेलमा प्रतिक्रिया दिँदा कहिल्यै पनि धेरै लामो नलेख्नुहोस् । सकेसम्म छोटो, तर ग्रामर र स्पेलिङ सही वाक्यहरु लेख्नुहोस् । जीमेलले दिने प्रतिक्रियाका अप्सनहरु प्रयोग गर्नुहोस् ।
साथै तपाईंले जीमेलको क्यान्ड रेस्पोन्सको समेत प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ । जीमेलमा क्यान्ड रेस्पोन्सको फिचर छ जसले तपाईंको ईमेलमा आउने अधिकांश प्रश्न र कमेन्टहरुको प्रतिक्रियाको ढाँचालाई सेभ गरेर राखेको हुन्छ जसलाई आवश्यकतामा अप्सनमा देखाइदिन्छ ।
६. आफ्नो फोल्डर सिस्टमको विकास गर्नुहोस् ।
केही इनबक्स जेरोका विज्ञहरु फोर डीको आधारमा चारवटा फोल्डरहरु निर्माण गर्न सुझाव दिन्छन् ।
फोल्डरलाई चार वर्गमा विभाजित गर्नुहोस् । एउटा डु जसमा तत्काल प्रतिक्रियाको आवश्यक पर्छ । यस्तै डिसाइड जसमा निर्णय दिन बाँकी हुन्छ । यस्तै अर्को डेलिगेट जसमा अरुलाई जिम्मेवारी पास गर्न सकिने मेलहरु राखिन्छ । भने अन्त्यमा डिलिट जसमा हटाउन मिल्ने मेलहरु राखिन्छ ।
मेललाई सटिक र सफा राख्न चाहने हो भने निम्न आधारमा फोल्डर तयार गर्नुहोस् ।
एक्सन निडेड: यसमा त्यस्ता ईमेलहरु राख्नुहोस् । जसलाई तत्काल प्रतिक्रिया दिनुछ, रिपोर्ट दिनुछ, कसैलाई केही सोध्न छ वा केही लेखेर पठाउनुछ । यी सम्पूर्ण तत्काल गर्नुपर्ने काम यसमा राख्नुहोस् ।
पेन्डिङ: कुनै मेललाई प्रतिक्रिया वा जवाफको खाँचो छ, तर तत्काल आवश्यक छैन भने त्यसलाई पेन्डिङ फोल्डरमा राख्नुहोस् ।
डेलिगेटेड: तपाईंले मेलको जिम्मेवारी कसैलाई सुम्पिनु भएको छ, तर त्यसलाई पछि फलाेअप गर्नुपर्ने हुनसक्नाले डिलिट गरिहाल्ने सोचमा हुनुहुन्न भने डेलिगेटेडमा राख्नुहोस् ।
आर्काइभ्ड: यस फोल्डरमा त्यस्ता ईमेलहरु राख्नु पर्दछ जसलाई पछि रेफ्रेन्सको रुपमा प्रयोग गर्न सकिन्छ ।
यसबाहेक मेलको महत्व र त्यसलाई प्रतिक्रिया वा एक्सन दिनुपर्ने आवश्यकता अनुसार त्यसलाई टुडे, दिस विक, दिस मन्थ र एफवाईआई अर्थात् प्रतिक्रिया नचाहने मात्र जानकारी वा रेफ्रेन्सको रुपमा प्रयोग गर्नुपर्ने मेलका आधारमा फोल्डर बनाउन सकिन्छ ।
पछिल्लो अध्यावधिक: असोज २, २०७९ २२:३१
