काठमाडौं । गुगल ड्राइभ प्रयोग गर्दा तपाईंले एउटा लिङ्कबाटै डक्स, शिट्स र स्लाइड डकुमेन्ट सय जनासम्मलाई शेयर गर्न सक्नुहुन्छ । आज हामी तपाईंलाई गुगल ड्राइभबाट फोल्डर, फाइल वा डकुमेन्ट्स कसरी शेयर गर्ने भन्ने बारेमा बताउँदै छौं ।
गुगल ड्राइभबाट ईमेल एड्रेसकै भरमा तपाईंले सोझै फाइलहरु शेयर गर्न सक्नुहुन्छ । यति मात्र होइन तपाईंले सामान्य किसिमले इन्भाइट लिङ्क कपी गरेर वेबसाइटमा शेयर गर्न पनि सक्नुहुन्छ ।
कुनै एउटा मात्र डकुमेन्ट शेयर गर्नुहोस् वा थुप्रै फाइल रहेको फोल्डर शेयर गर्नुहोस्, प्रक्रिया एउटै हुन्छ । गुगल ड्राइभमा रहेका हरेक फाइलहरु डिफल्ट रुपमा प्राइभेट हुने गर्दछन् । जब तपाईं गुगल डकुमेन्ट (डक्स, शिट्स वा स्लाइड) हेरिरहनु भएको हुन्छ, त्यतिखेर दायाँ कुनामा ठूलो शेयर बटन देख्न सक्नुहुन्छ ।
गुगल ड्राइभको फाइल ब्राउजरबाट तपाईंले कुनै पनि फाइल वा फोल्डरमा दायाँ क्लिक गर्दा देखिने शेयर बटनबाट पनि शेयर गर्न सक्नुहुन्छ ।
गुगलको शेयरिङ मेनुमा जानु भयो भने तपाईंले त्यहाँ दुई वटा खण्ड देख्नुहुन्छ । यदि तपाईं कुनै व्यक्तिलाई उसको ईमेल प्रयोग गरेर एड गर्न चाहनुहुन्छ भने माथिल्लो खण्डमा रहेको ‘शेयर विथ पिपुल एन्ड ग्रुप’ सेक्सन प्रयोग गर्नुहोस् ।
‘एड पिपुल एन्ड ग्रुप’ बक्समा गएर तपाईंले आफ्नो एड्रेस बुकबाट कुनै व्यक्तिलाई सर्च गरेर अथवा उनीहरुको ईमेल एड्रेस प्रयोग गरेर पनि एड गर्न सक्नुहुन्छ । यहाँबाट तपाईंले १०० जना व्यक्ति वा ईमेल एड गर्न सक्नुहुन्छ ।
यसरी एड गरिएका व्यक्तिहरुको पछाडि रहेको ड्रप डाउन बटनबाट उनीहरुको भूमिका समेत तय गर्न सक्नुहुन्छ । जसमध्ये यदि तपाईंले एडिटर रोज्नुभयो भने त्यस्तो व्यक्तिले डकुमेन्ट हेर्न, कमेन्ट गर्न र त्यसमा भएका सामग्री एडिट गर्न सक्छ ।
यो अप्सन तपाईंले कोल्याबोरेटरका लागि प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ । त्यस्तै कमेन्टर रोल दिनु भयो भने यसबाट उक्त व्यक्तिले त्यसमा भएको कन्टेन्ट हेर्न र कमेन्ट गर्न सक्छ । यसैगरी भ्युअर रोलमा त्यस्तो व्यक्तिले शेयर गरिएको फाइल वा फोल्डर हेर्न मात्रै पाउँछ ।
यस्तो व्यक्तिले एडिट गर्न वा कमेन्ट गर्न पनि पाउँदैन । त्यसको मूनी तपाईंले नोटिफाई पिपुल भन्ने अप्सन देख्नुहुनेछ । यसमा टिक लगाउनु भयो भने तपाईंले एड गरेको ईमेल आईडीमा तपाईंले शेयर गरेको डकुमेन्टको बारेमा ईमेल जानेछ ।
त्यसको मुनी तपाईंले चाहेको खण्डमा शेयर गर्ने फाइल वा फोल्डरको बारेमा नोट समेत लेख्न सक्नुहुन्छ । त्यसपछि तल रहेको सेन्ड बटनमा क्लिक गरेर माथि एड गरिएका ईमेलमा इन्भिटेसन पठाउन सक्नुहुन्छ ।
यदि तपाईं लिङ्क कपी गरेर वेबमार्फत शेयर गर्न चाहनुहुन्छ भने शेयर मेनुमा रहेको ‘गेट लिङ्क’ सेक्सनमा जानुहोस् र ‘चेञ्ज टु एनिवान विथ द लिङ्क’ मा क्लिक गर्नुहोस् । अब त्यसको पछाडि रहेको ड्रप डाउन मेनुमा गएर तपाईंले लिङ्क शेयर गरिएको व्यक्तिले कुन तहसम्मको एक्सेस पाउने भन्ने कुरा निर्धारण गर्न सक्नुहुन्छ ।
डिफल्ट रुपमा यस्तो लिङ्क शेयर गर्दा प्राप्त गर्ने व्यक्तिले केवल यस्तो फाइल हेर्न मात्र पाउँछ । तर तपाईंले माथि जस्तै कमेन्टेटर वा एडिटरको रुपमा समेत एक्सेस दिन सक्नुहुन्छ ।
अब कपी लिङ्क लेखिएको स्थानमा क्लिक गर्नुहोस् र फाइल वा डकुमेन्टमा फर्किन अन्तिममा रहेको डन बटनमा क्लिक गर्नुहोस् ।
अब तपाईंले कपी गरिएको लिङ्क इन्टरनेटमार्फत जो कसैलाई शेयर गर्न सक्नुहुन्छ । तर यहाँनिर तपाईं सचेत पनि हुन जरुरी छ । यसरी पठाइएको लिङ्कमार्फत जोसुकैले त्यस डकुमेन्टमा भएको कन्टेन्ट हेर्न अथवा तपाईंले छनौट गरेको सेटिङको आधारमा एडिट गर्न समेत सक्छ ।
गुगल ड्राइमबाट शेयर गरिएको फोल्डर, फाइल र डकुमेन्टको शेयरिङ कसरी बन्द गर्ने ?
गुगलको डकुमेन्ट वा फाइल शेयरिङ फिचर एकदमै सजिलो र उपयोगी छ । तपाईंले यसबाट शेयर गरिएको डकुमेन्ट वा फोल्डरको शेयरिङ बन्द गर्न वा त्यस्ता व्यक्तिको पहुँच हटाउन पनि सक्नुहुन्छ ।
यसका लागि सुरुमा सम्बन्धित फोल्डर वा डकुमेन्टमा राइट क्लिक गर्नुहोस् र शेयर अप्सनमा जानुहोस् । अब तपाईंले माथिल्लो खण्डमा यो डकुमेन्ट वा फोल्डर शेयर गरिका सबै प्रयोगकर्ता र उनीहरुको रोल अर्थात भूमिका देख्न सक्नुहुन्छ ।
सम्बन्धित प्रयोगकर्ताको पछाडिपट्टी रहेको ड्रप डाउन मेनुबाट रिमुभ बटनमा क्लिक गरेर तपाईंले त्यस्तो प्रयोगकर्तालाई हटाउन सक्नुहुन्छ । यसरी हटाउँदा त्यस्तो प्रयोगकर्ताले शेयर गरिएको डकुमेन्टमा पहुँच बनाउन सक्ने छैन ।
यदि तपाईंले लिङ्क शेयरिङ फिचर प्रयोग गरिरहनु भएको छ र त्यसलाई बन्द गर्न चाहनुहुन्छ भने आफ्नो गुगल ड्राइभमा रहेको फाइल वा फोल्डरमा राइट क्लिक गर्नुहोस् र तल रहेको गेट लिङ्क सेक्सनमा जानुहोस् । अब त्यहाँ ‘एनिवान विथ अ लिङ्क’ सँगै रहेको ड्रप डाउन (तलतर्फ फर्केको) बटनमा क्लिक गर्नुहोस् र रेस्ट्रिक्टेड अप्सन रोज्नुहोस् ।
अब तपाईंले माथि ईमेल एड गरेका व्यक्तिहरुले मात्र यो फाइल वा फोल्डरमा एक्सेस पाउन सक्नेछन् । अन्य कसैले पनि यसमा रहेको डेटामा पहुँच बनाउन सक्ने छैनन् । सबै परिवर्तन गरिसकेपछि अन्तिममा रहेको डन बटनमा क्लिक गर्न नबिर्सिनुहोस् ।
जब तपाईंले यहाँबाट सबै प्रयोगकर्तालाई रिमुभ गर्नुहुन्छ र लिङ्क शेयरिङलाई डिसेबल गर्नुहुन्छ, त्यस्तो फाइल वा फोल्डर सुरुवाती अवस्थामा जस्तै प्राइभेट अर्थात निजी बन्नेछ ।