ईमेललाई सही व्यवस्थापन गर्न अपनाउनुहोस् यी ६ स्मार्ट टिप्स

मंसिर १४, २०७७ ११:२१

काठमाडौं । मेल अव्यवस्थित हुँदा बेलाबेलामा समस्या परिरहेको हुन्छ । ईमेलकाे इनबस्कमा आउने सयौं ईमेलबाट आफुलाई आवश्यक पर्ने र महत्वपूर्ण इमेल कुन हो भनी छुट्याउन धेरैलाई समस्या परिरहेको हुन्छ ।

हामीमध्ये धेरैकाे एउटा मात्र ईमेल अकाउण्ट छैन । व्यक्तिगत, कार्यालय र संस्थाका लागि छुट्टाछुट्टै ईमेल अकाउण्ट हामीसँग हुने गरेकाे छ । यसकारण ईमेल व्यवस्थित गर्न झन् झन्झटिलो छ ।

त्यसैले यहाँ हामी तपाईंहरुलाई आफ्नो ईमेललाई कसरी व्यवस्थित गर्ने र ‘अनरिड’ ईमेलको संख्यालाई कम गर्न के गर्न सकिन्छ भनेर काम लाग्ने जानकारी दिँदैछाैं ।

१. ईमेल आएका जति सबैलाई चेक नगर्नुहाेस्

कसैले ईमेल पठाएको छ भने जनसुकै महत्वपूर्ण काममा हुनुहुन्छ भने पनि तपाईंको ध्यान त्यसतर्फ जानु स्वभाविक नै हो । तर, त्यसरी ईमेल आएसँगै तत्कालै त्यसलाई खोलेर हेर्नुभन्दा इमेलको रिस्पोन्स गर्ने एउटा निश्चित समय तोक्नुहोस् ।

दिनभरमा आएको ईमेलको रिस्पोन्स तोकिएको निश्चित समयमा मात्रै दिने र अन्य सयमा इनबक्सबाट टाढै रहनु उपयुक्त हुन्छ । अझ धेरै ईमेल आउनेहरुको हकमा हप्तामा अथवा दुई/तीन दिनमा एक दिन केही समय इमेल व्यवस्थापनको लागि छुट्याउनु उपयुक्त हुन्छ ।

उक्त समयमा महत्वपूर्ण ईमेलललाई लेवल लगाउने, फोल्डर बनाएर आवश्यक ईमेल छुट्याउन सक्नुहुनेछ ।

२. तत्कालै रिप्लाई नदिनुहोस्

यदि तपाईं ईमेल चेक गरिरहनु भएको छ भने त्यसमा आएका सबै ईमेललाई तत्कालै रिप्लाई दिनुपर्छ भन्ने हुँदैन । त्यसमध्ये तत्कालै दिनुपर्ने र छोटो समयमै रिप्लाई दिन सकिने इमेलको मात्र रेस्पोन्स दिनुहोस् ।

तत्कालै रिप्लाई नगर्दा पनि हुने हुने ईमेलको हकमा कुनै फोल्डर बनाएर राख्न सकिन्छ । अथवा नोटिफिकेशनमा राख्न सकिन्छ । त्यो भएको खण्डमा फुर्सदको समयमा उक्त फाेल्डरमा गएर आवश्यक अनुसार रिप्लाई दिन सकिन्छ ।

३. इन्बक्समा विभिन्न सेक्सन तथा फोल्डर बनाउनुहोस्

तपाईंका ईमेललाई व्यवस्थित गर्न विभिन्न फोल्डरको प्रयोग गुर्नहोस् । जुन तपाईंले आवश्यक्ता अनुसार मिलाउन सक्नुहुनेछ । जसमा ‘अर्जेन्ट’, ‘इम्पोर्टेन्ट’ अथवा ‘रिप्लाई दिनुपर्ने’ यस्तै आवश्यक्ता अनुसार फोल्डर बनाउन सकिन्छ ।

जिमेल, आउटलुक जस्ता ईमेलको हकमा तपाईंले त्यहाँ अनावश्यक ईमेलका लागि ‘स्पाम’, लगायतको फोल्डर रहेको छ ।

यसका साथै तपाईंले आफ्नो आवश्यकता अनुसार ईमेलको लेआउटलाई पनि परिवर्तन गर्न सक्नुहुनेछ । त्यसो भएको खण्डमा कुन फोल्डरलाई कहाँ राख्ने भन्ने कुराको निर्धारण गर्न सक्नुहुनेछ ।

४. टेम्प्लेट बनाउनुहोस्

कतिपय अवस्थामा तपाईंलाई एकै खालका ईमेल धेरै पटक पठाउनु पर्ने हुन्छ । त्यस्तो अवस्थामा तपाईंले एउटा टेम्प्लेट बनाएर त्यही इमेल सबैलाई पठाउन बानी बसाल्नुहाेस् ।

जिमेलकाे हकमा जिमेल स्मार्ट कम्पोज एण्ड स्मार्ट रिप्लाई जस्ता टुल प्रयोग गर्न पनि सकिन्छ ।